Heeft de fysieke receptie zijn langste tijd gehad?
Corona heeft de recreatiebranche ongenadig hard geraakt; verplichte sluiting van hotels, campings en recreatieparken in veel provincies resulteerde in een golf van annuleringen. Gelukkig hebben we deze tijd inmiddels achter ons en hebben diverse verhuurorganisaties nog veel goed kunnen maken dit seizoen, nu kijken we vooruit. We zien dat digitalisering nóg belangrijker wordt voor zowel de gast als de verhuurder. Hoe ziet het recreatiebedrijf er in de (nabije) toekomst uit? Welke mogelijkheden tot automatisering bestaan er voor campings, vakantieparken en verhuur organisaties?
Een persoonlijke noot:
“Toen Frankrijk net weer open was voor toeristen begin juli besloot ik een week te gaan kamperen en surfen in Frankrijk. Online reserveren? Helaas niet mogelijk. Je kunt wel online een aanvraag indienen. Bij acceptatie ontvang je via de post een brief met de bevestiging. Die brief moet je meenemen (écht!). Na 20 minuten was ik aan de beurt bij de receptie waar ik in 33 graden met een mondkapje op de paspoortnummers van mijn reisgenoten invulde. Na het betalen van borg ontving ik het pasje voor de slagboom en een plattegrond met een kruisje erop. De vriendelijke medewerkster verontschuldigde zich dat het allemaal zo omslachtig ging. 5 receptiemedewerkers waren om mij heen papierwerk aan het invullen. Zouden ze weten wat er allemaal kan in 2020?” Gelukkig zijn we in Nederland al een stuk verder, maar ook hier kan het op veel plaatsen stukken beter. In dit artikel geef ik 8 adviezen over het Corona-proof maken van jouw camping, vakantiepark of verhuurorganisatie met behulp van digitalisering.
1. Bied de juiste online betaalmethodes aan
Bij het reserveren op de website betaalt de gast online met zijn gewenste betaalmethode via Mollie. Bied voldoende betaalmogelijkheden aan; minimaal IDeal (Nederland), Sofort (Duitsland), Bancontact (België) en Creditcard. We raden aan in te stellen dat het volledige bedrag voorafgaand aan de aankomst voldaan moet zijn. Door ruim voor de aankomstdatum een (automatische) e-mail reminder te sturen kan de gast online het resterende bedrag betalen. Deze werkwijze scheelt handelingen en voorkomt wachttijd op de receptie op drukke wisseldagen.
2. Laat de gast weten wat de regels zijn rondom Corona
Wanneer de betaling voldaan is ontvangt de gast een geautomatiseerde e-mail met betaalbevestiging. Daarin staat ook informatie over de geldende corona restricties op het recreatiebedrijf. De gast kan elk moment in de gastenomgeving zelf opties zoals een lakenpakket, kinderbedje of fiets bijboeken, de namen van de gasten opgeven en online betalen. Daarvoor hoeft de gast niet langs de receptie of te bellen/mailen; het kan allemaal vooraf en bespaart een hoop tijd bij jou op locatie!
3. Zorg dat de gast zijn auto niet uit hoeft bij aankomst
Tijdens het online reserveren wordt gevraagd om het kenteken van het voertuig van de gast. Als je een goede slagboom met camera hebt, waarmee gekoppeld kan worden met een online reserveringssysteem dan wordt het kenteken herkend en de slagboom opent automatisch (wanneer er volledig vooraf betaald is, of bij een aanbetaling, afhankelijk van wat je zelf wil). Na een lange reis een pasje ophalen bij de receptie voor het openen van de slagboom is daardoor niet meer nodig. Een koppeling met een slagboom van jouw vakantiepark of camping met ons online reserveringssysteem biedt daarnaast tal van andere voordelen, zo kun je via ons reserveringssysteem zien wie er wanneer (met de auto) aanwezig is en kan je zelfs het uitrijden ‘blokkeren’ indien blijkt dat de gast nog betalingen open heeft staan. Voor campings en vakantieparken koppelt Recranet Booking slagbomen met kentekenherkenning.
4. Beperk contact met receptiemedewerkers met een check-in zuil
Heeft de gast nog niet het volledige bedrag online voldaan? Dan is het niet nodig om in de rij te gaan staan bij de receptie. Met een check-in zuil is het mogelijk om het resterende bedrag te voldoen met behulp van de gekoppelde pinautomaat en tegelijkertijd eventueel aanvullende producten of diensten te verkopen. Bij volledige betaling ontvangt de gast een sleutelcode. Toegangsbandjes voor het zwembad, het vakantiepark en de accommodatie kunnen desgewenst direct worden uitgegeven en geactiveerd tijdens het inchecken middels de zuil. Het systeem voor toegangscontrole registreert de aanwezige personen op het recreatiebedrijf en waar zij zich bevinden. Met toegangsbandjes kan in het geval van een Corona besmetting worden nagegaan wie zich op elk moment in een bepaalde ruimte zoals het zwembad of de fitness bevonden. Via narrowcasting op schermen op centrale plekken kunnen activiteiten op de camping of het vakantiepark of regels rondom Corona weergegeven worden.
5. Laat deuren automatisch openen
In de automatische bevestigingsmail die jouw reserveringssysteem kan sturen staat de route beschreven naar de betreffende accommodatie op het vakantiepark of de camping. Deze e-mail is per accommodatie uniek. Daar aangekomen openen de automatische deursloten met de eerder verstrekte sleutelcode en/of NFC reader van de telefoon. Op de dag van vertrek worden op het moment van uitchecken automatisch de meterstanden uitgelezen en toegevoegd aan de factuur zonder dat iemand deze op hoeft te nemen bij vertrek. Deze kosten worden in mindering gebracht op bijvoorbeeld de borg, welke met één klik in ons reserveringssysteem teruggestort wordt naar het reeds bekende rekeningnummer van de gast. Over het teruggestorte bedrag ontvangt de gast een automatische e-mail ter bevestiging.
6. Blijf in contact met de gast
Hoe kun je ondanks een volledig digitaal proces controleren of de gast tevreden is met zijn accommodatie? De digitale reis van de gast stopt niet bij aankomst. Een goed voorbeeld is om op de eerste ochtend na aankomst (automatisch) een e-mail of appje te sturen met de vraag of alles naar wens is. Wanneer de gast niet tevreden is krijg je als ondernemer tijdens het verblijf de kans om de gast het gevoel te geven dat hij serieus genomen wordt. Na afloop ontvangt de gast een vraag om de accommodatie te beoordelen middels een review. Per taal worden reviews (optioneel) op je website getoond bij de juiste accommodatie om vertrouwen uit te stralen naar toekomstige gasten. Tijdens het verblijf kan de gast gebruik maken van de web app binnen Recranet Booking om online broodjes te bestellen. Deze kunnen vervolgens worden afgeleverd bij de accommodatie van de gast of klaargezet worden op centrale punten.
7. Mobiele receptie middels een Reserveringssysteem op iPad
Met ons reserveringssysteem Recranet Booking kunnen receptiemedewerkers op het park ondersteuning bieden bij vragen van gasten. Inchecken en uitchecken kan op elke plek via de iPad maar ook automatisch op de aankomst- / vertrekdatum. De receptiemedewerker kan een ronde met een iPad over het vakantiepark of de camping lopen en betaallinks te versturen aan vertrekkende gasten. Via een automatische betaallink in de e-mail kan de gast op zijn telefoon in zijn eigen accommodatie online betalen zonder de receptie te bezoeken. Met een goed online reserveringssysteem, online betalen, een check-in zuil, kentekenherkenning en automatische deursloten is jouw recreatiebedrijf zo te automatiseren dat enkel een iPad volstaat.
8. Communiceer heldere annuleringsvoorwaarden
Sinds Corona is zekerheid van teruggaaf van de reissom of een voucher bij annuleren voor veel gasten een heel belangrijk punt geworden. Door te zorgen dat de annuleringsvoorwaarden helder en vindbaar zijn op de website weet de gast hoe dit op jouw camping/vakantiepark is geregeld. Geef antwoord op vragen van de gast zoals; “ontvang ik geld terug of een voucher?” en “hoeveel annuleringskosten moet ik betalen?”. Met de voucher functionaliteit in Recranet Booking ontvangt de gast automatisch een tegoedbon wanneer de geplande vakantie niet door kan gaan. De gast ontvangt een code via e-mail welke online verzilverd kan worden op een nieuwe datum.
Heeft de fysieke receptie zijn langste tijd gehad?
Corona heeft het automatiseringsproces in ieder geval versneld! Waar staat jouw recreatiebedrijf op het gebied van digitalisering?
Wil je meer weten over het automatiseren van jouw camping, vakantiepark of verhuurorganisatie? Stuur ons een berichtje!
Corona