Goed en snel antwoord op de vragen van onze klanten
Minutenlang in de wacht staan, doorverbonden worden van persoon naar persoon, teruggebeld worden omdat men niet direct antwoord kan geven op je vraag: de bekende ergernissen wanneer je telefonisch contact opneemt met een klantenservice of supportafdeling. Ergernissen voor zowel jou als klant, als voor het betreffende bedrijf, het is immers voor alle partijen prettiger als een vraagstuk snel en accuraat afgehandeld kan worden. Mede om deze reden werken we bij Recranet met e-mailsupport als het gaat om ons online reserveringssysteem, hieronder lichten we toe waarom support via e-mail vele malen efficiënter, effectiever en goedkoper is dan support via telefoon.
Als klant van Recranet Booking kun je altijd bij ons terecht met vragen. We staan bekend om onze supersnelle en goede support. Wij vinden het belangrijk dat onze klanten zich gehoord voelen, dat we snel reactie geven op onduidelijkheden en we jouw verzoeken, die ons reserveringssysteem nog beter maken, kunnen inventariseren en indien relevant kunnen ontwikkelen. Omdat Recranet hard groeit en ons klantenbestand steeds groter wordt, merken we vanzelfsprekend ook een toename in het aantal supportvragen. Het is een vraagstuk waar we ons al enige tijd mee bezig houden: wat is de meest efficiënte werkwijze voor het afhandelen van supportvragen, voor zowel onze klanten als onszelf? Het antwoord hierop: e-mail.
Een snel en duidelijk antwoord op je vraag
Ondanks dat al veel klanten hun vragen stellen per e-mail, worden we nog regelmatig telefonisch benaderd met supportvragen. Door het minder goede imago van e-mail, zijn sommige klanten al snel geneigd te bellen. Het gezegde ‘de beller is sneller’ is echter lang niet altijd van toepassing. Ja, je krijgt dan direct een persoon aan de telefoon, maar de vraag is of deze persoon jouw vraag meteen kan beantwoorden? Vaak moet de vraag neergelegd worden bij een andere collega, die op dat moment ook net middenin een ander vraagstuk zit, daar uitgehaald wordt (waardoor een andere klant langer moet wachten op een antwoord) om vervolgens tot de conclusie te komen dat de betreffende informatie ook online op de kennisbank te vinden is of snel en eenvoudig via mail beantwoord kan worden. Je begrijpt, dit is voor geen van allen een efficiënte werkwijze. Elke klant, klein of groot, is super belangrijk voor ons, dus we willen absoluut niet de indruk wekken dat we geen tijd vrij willen maken, echter is de werkwijze per e-mail vaak juist ook effectiever voor jou als klant. Daarnaast is e-mail, in tegenstelling tot telefoon, een kanaal dat gemakkelijker tussen afspraken door te beantwoorden is, waardoor men vaak sneller reageert dan per telefoon.
E-mail geeft overzicht
Het stellen van je vraag per e-mail, brengt veel voordelen met zich mee. Allereerst kun je schriftelijk uiteenzetten om welk vraagstuk het gaat, met daarbij screenshots, reserveringsnummers of andersoortige informatie om het vraagstuk concreet en helder te maken. Hierdoor kunnen wij jouw vraag gemakkelijker en sneller beantwoorden, ook wij gebruiken hiervoor links en screenshots om het antwoord helder voor je uiteen te zetten. Deze werkwijze is dus niet alleen handig voor onze collega’s op support, maar ook voor jou als klant. Je kunt immers je vraag en de reactie daarop nog eens rustig nalezen of doorsturen. Wellicht krijg je enige tijd later opnieuw te maken met een soortgelijke vraag, je kunt dan gemakkelijk de e-mail erbij zoeken en je hebt direct je antwoord paraat! Voor ons betekent het pure efficiency en concentratie, de juiste persoon bij Recranet kan de supportvraag gestructureerd in behandeling nemen, zonder continu onderbroken te worden. Daarbij staan alle vragen en antwoorden altijd uitgeschreven in een e-mail, zodat gemaakte afspraken eenvoudig terug te vinden zijn.
Win-winsituatie
Persoonlijk contact met onze klanten vinden we uiteraard heel prettig en belangrijk. Door een goed ingerichte kennisbank online en een support mailbox die accuraat opgepakt wordt, creëren we een win-winsituatie. Onze klanten krijgen snel antwoord op hun vragen, wat ons meer ruimte geeft voor efficiënter en effectiever te programmeren en te adviseren. Uiteraard blijven wij telefonisch bereikbaar voor urgente vragen, echter willen wij jou als klant verzoeken met ons mee te denken en inhoudelijke supportvragen zoveel als mogelijk te bundelen en aan te leveren per e-mail. Heb je meerdere vragen, zet deze bij voorkeur onder elkaar in een e-mail, zodat we je vragen gebundeld in behandeling kunnen nemen.
Jouw input helpt ons een nog beter product te leveren
Jouw vragen geven ons meer inzicht in de wensen en behoeften van toeristisch ondernemers, het maakt dat wij elke dag weer bijleren en ons reserveringssysteem en onze dienstverlening blijvend kunnen perfectioneren. Wij streven ernaar je vraag binnen een werkdag in behandeling te nemen en vaak is het sneller dan dat. Er kunnen vragen zijn die niet binnen een werkdag beantwoord kunnen worden. Wanneer we het om de een of andere reden niet redden binnen, dan zullen we dit tussentijds laten weten, zodat je in ieder geval weet dat we jouw vraag gelezen en opgepakt hebben.
Uitgangspunt blijft: de input van onze klanten helpt ons een nog beter product te kunnen leveren en hier zijn we natuurlijk ontzettend blij mee!
